Å ta i bruk utslippsfrie alternativer er gjerne forbundet med en merkostnad – enten fordi det utslippsfrie alternativet er dyrere enn det tradisjonelle, eller fordi innkjøpsprosessen blir mer tidkrevende. Økte kostnader eller tidsbruk er umulig å forsvare dersom ikke prosessen har forankring i ledelsen eller strategier og planverk slik som klimaplan, klimabudsjett eller klimaregnskap. Nedenstående roller og forankring er først og fremst rettet mot offentlige innkjøpere, men mye av tankegangen vil også kunne være til nytte for innkjøp som ikke er underlagt offentlige innkjøp.
Utover de tradisjonelle rollene (budsjett-/avtaleeier, innkjøper, fagansvarlig/prosjektleder, juridisk rådgivning/kvalitetssikring, virksomhetsleder/beslutningstaker), er det derfor avgjørende å understreke viktigheten av god ledelsesforankring/-involvering med hensyn til å sikre en vellykket prosess.
Mal for ansvarsmatrise
For å definere ansvar for aktiviteter og beslutninger ved gjennomføring av en anskaffelse har DFØ utviklet en ansvarsmatrise. Malen er i hovedsak laget for bruk i planleggingsfasen for anskaffelsesprosjekter, men er også godt egnet for bruk i andre sammenhenger som for eksempel linjevirksomheter.
Rollebeskrivelser og organisering av ansvar
Ved å beskrive roller og ansvar i starten av prosessen sikres nødvendig tverrfaglig involvering og økt kvalitet på gjennomføringen på et tidlig stadium. En generell beskrivelse av overordnede roller som bør være avklart i løpet av forberedelsesfasen er tilgjengelig på DFØs sider.
Forankring og organisering ved innovative anskaffelser
Ved innovativ anskaffelse er det i følge Nasjonal program for leverandørutvikling avgjørende at ledelsen ser på innovative anskaffelser som et strategisk virkemiddel for å nå virksomhetens overordnede mål. Organisasjonskulturen spiller også en viktig rolle og du må ha hele virksomheten på lag for å lykkes. Du finner utdypende informasjon om Forankring, organisering, praktisk tilrettelegging og risikostyring ved innovative anskaffelser på DFØs sider.